Daha önce Pınar Yanardağ'ın benim özgeçmişimi afişe ettiği blog girdisine bir özgeçmiş hazırlama kılavuzu yazmaya karar verdiğimi yazmıştım. Çok uzun süredir yapılacaklar listemde bekliyordu ve sonunda işe koyulabildim :)
Başlamadan belirtmek istiyorum: bu konuda bir uzman değilim, bu yazı tamamıyla tecrübelerime ve arkadaş sohbetlerine dayanıyor, okuduklarınızın hepsi doğru veya yanlış olabilir. FrontSITE, Parkyeri ve Cellenity'de çalıştığım dönemde (son 6 yıl diyelim) muhtemelen birkaç bin özgeçmiş okudum. Hem birlikte çalıştığım hem de diğer şirketlerden tanıdığım çok sayıda insan kaynakları (bundan sonra İK) uzmanı ile bu konuda sohbet ettim. Yakın arkadaşlarım arasında otomotiv ve telekomünikasyon sektöründe faaliyet gösteren şirketlerde İK uzmanı olarak çalışan değerli insanlar var ve onları izlerken çok değerli ipuçları edindim. Sözün özü, yazının devamını okumanız yararınızadır.
Herhangi bir belgeden beklenenler özgeçmişlerden (bundan sonra CV) de beklenir: içten, doğru ve güncel, amaca yönelik, yeterince detaylı, mümkün olduğunca kısa, okunaklı olmalı... bıdı bıdı, bunlar her yerde yazıyor zaten. Başka ne var?
Belgenin nasıl yazılacağını kurcalama faslını bir an için bitti farzedelim ve elimizde bir belge olduğunu hayal edelim. Bir iş ilanı gördük ve özgeçmişimizi gönderdik. Bundan sonraki süreci, masanın diğer tarafından bakarak birlikte düşünelim istiyorum ki o belgenin akıbetini yaşayalım ve ders alalım. Bu arada, belgemiz popüler bazı hataları içeriyor olsun :)
- Dünyadaki finans krizini ve ülkemizdeki yaklaşık 40%'lik işsizliği dikkate alırsak muhtemelen başvurduğunuz ilana en az 1000 kişi daha başvurmuş olmalı.
- Başvurunuzu ilk görecek olan kişi büyük olasılıkla bir İK uzmanı. 1000 adet ilanı anahtar sözcüklere/iş tanımına göre filtrelemek veya göz ucuyla yoklamak için bir iş günü, toplantılar, e-posta vb. diğer aktiviteleri çıkarırsak en çok 5 saat, yani 300 dakika zamanı var bu arkadaşın ve bu faaliyetin bütün amacı alakasız başvuruları (yönetici sekreteri pozisyonuna gelen çaycı başvurularını) ayıklamak. Her CV için yaklaşık 30 saniye eder. İK uzmanı bu 30 saniyelik sürede başvurunuzun çöpe mi yoksa yazıcının içinde duran kağıda mı gideceğine karar vermek zorunda. Burası önemli: O İK uzmanına yardım etmelisiniz, onun hayatını kolaylaştırmalısınız.
- Belgenizi Microsoft Word veya OpenOffice.org belge formatında göndermeyin; kullandığınız yazı tipleri ve diğer şekillerin alıcının bilgisayarında 100% aynı görünmeme ihtimali var. Adınız için seçtiğiniz o yazıtipi İK uzmanının şirket politikası gereği Windows 2000 kurulu bilgisayarında yüklü olmayabilir. Mümkünse PDF olarak gönderin. OpenOffice.org kullanın, belgenizi tek tıklamayla PDF yapın gitsin. Bu sayede ekranda, kağıtta, her yerde istediğiniz gibi görüneceğinden emin olabilirsiniz.
- Ertesi sabah işe geldiğinde aynı İK uzmanı yazıcıdaki önceki günden seçtiği özgeçmişlerin çıktısı olan kağıtları ayıklayıp çok sayfalı olanları birbirine zımbalayacak. Şansınız varsa özgeçmişinizin tüm sayfaları düzgün şekilde bir araya gelir. Benim gibi şansa inanmıyorsanız özgeçmişinizi öyle bir tasarımla hazırlayın ki gözlüklerini evde unutmuş olan İK uzmanı 2.50 astigmatik gözleriyle bile CV'nizin tüm sayfalarının birbirine hayli benzediğini ve bir arada olmaları gerektiğini anlayabilmeli. Bunun tek yolu tasarım değil, okunaklı sayfa numaraları da olur.
- O İK uzmanı büyük olasılıkla dakikada 8 sayfa basabilen siyah tonerli bir laser yazıcı kullanıyor; bu sebeple CV'niz siyah dışında bir renk içermezse iyi olur çünkü o renkler kağıtta gri tonlar olarak görünecek, belki de görünemeyecek. Hatta belki de o yazıcının toneri bozuk ve ancak faks kadar (200dpi) bir çözünürlük sağlayabiliyor. Biraz da bu sebeple özgeçmişlerde fotoğraf kullanmak anlamsız oluyor. Diğer taraftan, bazı İK uzmanı arkadaşlar insan yüzlerini hatırlamakta oldukça başarılı, bu sebeple eğer fotoğrafınızın iyi görüneceğinden eminseniz koyabilirsiniz de.
- İK uzmanı kağıtları birbirine zımbalarken, eğer gözlüğü yanındaysa, bir yandan da hızlıca göz atacak. Merak insan doğasında vardır. Büyük olasılıkla bu arada çok beğendiklerini ayırıp kağıt yığınının en üstüne veya ayrı bir yere koyacaktır.
- Neden bilmiyorum, İK uzmanlarının çoğu kadın. Bunu düşünün, beğenmek hayli kişisel bir olay ama ilk önce kağıt zımbalayan İK Uzman hanım'ı tavlamalısınız. Sayfa düzeni, okunaklı yazı tipleri, sadelik, düzgün bir bilgi sıralaması, özetle okuması eğlenceli bir belgedir bunun yolu. İpuçları az sonra.
- O kağıt yığınlarını büyük olasılıkla daha kıdemli bir İK uzmanı tekrar, biraz daha detaylı inceleyecek ve doğal olarak başvurduğumuz ilanda yer alan çeşitli özellikleri arayacak. Gayet iyi biliyoruz ki İK uzmanlarının çoğunun proje yönetimi, yazılım mühendisliği, tasarımcılık, stilistlik, sekreterlik, satıcılık veya genel müdürlük tecrübeleri yoktur ama görüşmelerden önce ilgili departmanlardan bilgi alıp derslerine çalışırlar. İşe alınmasını sağlayacakları insanların orada çalışmaya başlayınca gerçekte ne yapacaklarını sorup öğrenirler. Onların elinde o işi yaptırmak isteyen birilerinin hazırladığı iş ilanı ve 1000 başvurudan alakasızlar ayıklandıktan sonra geriye kalan ~300 kadar ilan vardır (garip ama bu oran 30%-40% civarında dolaşıyordu hep). Kıdemli İK uzmanının da hayatını kolaylaştırmamız gerek. Zımbalanmış birkaç sayfa kağıda tek bakışta sizin o ilana uygun olup olmadığınızı kolayca anlayabilmeli, buna geleceğiz.
- Kıdemli İK uzmanı da o kağıt yığınının bir kısmını geri dönüşüm için çöp kutusuna ayırdıktan sonra geriye kalanların arasındaysanız (kalan 300'ün 30% kadarı, yani en çok 100 adet CV eder). Kıdemli uzmanımız kalan 100 CV arasında, eğitim ve iş tecrübesi bilgilerinin bir kombinasyonunu kullanarak kıyaslama yaparak bu sayıyı da 30% kadarına indirmeye çalışacaktır, geriye muhtemelen 30 civarında CV kalır.
- Farkında mısınız bilmiyorum ama, 2 İK uzmanından sonra 1000 kadar başvurudan geriye 30 tane kaldı. İK uzmanları gerçekten eğlenceli insanlardır, çoğu en temel işi olan filtreleme işini gayet iyi yapar, bence herkes onları tanımalı. Filtreden yalnızca 3% geçebildi. Bugünlerde başarılı olduğunu iddia eden elektrik süpürgesi filtreleri bile 15%'den fazlasını ortama bırakıyor.
- Kıdemli İK uzmanı bir adım daha ileri gidip bazı adayları bir ön görüşmeye davet edebilir ve bunların arasından bir filtreleme daha yapabilir. Bu durumda yalnızca ön görüşmeden sonra da hakkında olumlu düşündüğü adayların CV'leri müdüre gider.
- Ön görüşme yapılmadığını varsayalım. Bu 30 kadar CV kısa süre sonra personel talebini yapan departmanın başında kim varsa ona gider, bundan sonra adı departman müdürü, kısaca müdür olsun. Müdür bunları inceleyip genellikle bir kısmını tekrar eleyecek. Çoğunlukla toplam başvuruların 1% kadarı görüşmeye davet ediliyor, sayı 10 kişiye inecek. Müdürün nasıl eleyeceği tamamen yapılacak işin, ilanın, konunun mahiyetine; hatta müdürün hangi okuldan mezun olduğuna, CV'lerde insanların geçmiş tecrübelerinde yazdıkları şirketleri tanıyıp tanımadığına veya önceki gece evde eşiyle kavga edip etmediğine bile bağlı. Ama şundan emin olabilirsiniz: müdür CV'nizi baştan sona dikkatle okuyacak, inceleyecek. Görüşmeye davet edilip edilmeyeceğiniz ne kadar iyi olduğunuzla ilgili bir mesele, burada ben yardım edemem.
- Müdür, görüşülmeye değer bulduğu CV'leri kıdemli İK uzmanına geri verecek ve diğerlerini geri dönüşüm için çöpe gönderecek. Kıdemli İK uzmanı da size ulaşmaya çalışacak. Nasıl? Sizin verdiğiniz iletişim bilgilerini kullanacak. 10 adet CV'de tek tek iletişim bilgisi arayacak. Onun hayatını kolaylaştırın, iletişim bilgilerini ilk bakacağı yere koyun; ilk sayfaya, en üste.
- Görüşmeye davet edildikten sonraki kısma çok fazla yardım edemem ama birkaç ipucu vereceğim.
- Mümkün olduğunca düzgün giyinin: tercihen takım elbise ve kravat giyin, mümkün değilse en azından temiz bir gömlek; ama kot pantalon üzerine t-shirt ile görüşmeye gitmeyin. Bu konuda pazarlık yok.
- Görüşmeye tam zamanında gidin; erken gitmeniz sizi ucuz, geç gitmeniz ise sorumsuz yapar. Ayrıca bazı şirketler görüşme için gelen adayları kasten bekletip sabrı zorlamakla ünlüdür; kalkıp gitmeyin, oyunu onların kuralıyla oynadığınızı unutmayın. Aslında muhtemelen böyle bir yerde çalışmak istemezsiniz zaten ama, kalkıp giderseniz bunu başka şirketler de duyacaktır. İK uzmanları sosyaldir, bunların dedikodusunu yaparlar.
- Görüşme sırasında çok farklı türlerde çeşitli sorulara yanıt vermeniz gerekecek. Karşınızdakinin amacı seviyenizi ölçmek, bazen vururken acıtacağını bilmelisiniz. Dürüst olunması gerektiğini beyinsizler bile biliyor ama ben haddinden fazla değil de yeterince dürüst olmanızı önereceğim. Emin olmadığınız, uydurma yanıtlar vermeyin, bilmediğinizi söylemekten çekinmeyin. Karşınızdaki yalan veya uydurma yanıtlarınızı yutmuş gibi yapacaktır, bu da işe alınmayacağınızı garantiler.
- Formal bir görüşmede, sizinle görüşenlerden bazılarını önceden tanıyor olsanız dahi, lüzumsuz lakayıtlık veya samimiyet göstermeyin. İş başka, arkadaşlık başkadır.
Gelelim belgenin kendisine. Benim tavsiyem, bilgileri aşağıdaki şekilde gruplamanız:
- 1. sayfa, en üstte, büyükçe yazılmış, adınız ve soyadınız. Hemen altında telefon numaranız ve e-posta adresiniz. Onun altında da açık ev adresiniz. Fotoğraf konulmasına çeşitli sebeplerle karşıyım, bu konuda daha sonra tekrar yazacağım.
- Hemen altında kişisel bilgiler: girmek istediğiniz iş kolu ile ilgili tecrübeniz de olan anahtar sözcükler (bunlar kıdemli İK uzmanının hayatını kolaylaştırmak içindir), doğum tarihi ve yeriniz, tabiyetiniz (nüfusa kayıtlı olduğunuz ülke-ler), şu anda bir yerde çalışıp çalışmadığınız, eğitim durumunuz (devam etmekte olduğunuz veya son mezun olduğunuz okulun düzeyi) ve yıl cinsinden geçmişteki iş tecrübeniz.
- Hemen altında kariyer hedefinizin olmasını tavsiye ediyorum; şu anda aradığınız işi tarif edin. Örnek: Otomotiv parçaları üretip ihraç eden bir şirkette endüstri mühendisi olarak çalışıp üretim süreçlerini tecrübe etmek ve kendimi geliştirmek istiyorum; gibi birşeyler olabilir, bilemiyorum.
- Hemen altında, sizi diğer adaylar arasında öne çıkaracağını düşündüğünüz yeteneklerinizin bir özetinin yer almasını tavsiye ediyorum. Örneğin 2 yıl otomotiv yan sanayi tecrübeniz olduğunu, başvurduğunuz şirkette daha önce staj yaptığınızı, okuldayken yaptığınız işle ilgili projeleri birer cümleyle maddeler halinde yazabilirsiniz. Kıdemli İK uzmanının 2. aşama filtrelemesini geçmenize yardımcı olacaktır; bunların 1. sayfada olması önemli.
- Eğer ilk sayfayı doldurabildiyseniz bu iyi; dolduramadıysanız, zorlamayın. Yazdıklarınızın sayfayı ortalamasını ve göze hoş görünmesini sağlayın.
- İkinci sayfada eğer geçmişte iş tecrübeniz yoksa eğitim bilgilerinizle başlayın; mümkün olduğunca fazla detay verin. Başarıyla ve severek geçtiğiniz dersleri, not ortalamalarınızı, yaptığınız projeleri yazın. İş tecrübeleri bölümünde, en azından bir staj yapmışlığınız vardır, onu mutlaka yazın.
- Eğer iş tecrübeniz varsa 2. sayfaya bununla başlamanız önemli; geçmişte yaptığınız işleri olabildiğince ölçülebilir bilgiler içeren cümlelerle anlatın. Şirket adları ve orada çalıştığınız tarih aralıklarını mutlaka yazın. Çalıştığınız şirketleri son ayrıldığınız şirketten ilk çalıştığınız şirkete doğru yazmaya çalışın. Benim gibi 37 şirkette çalıştıysanız son birkaç tanesini yazın, kâfidir, abartmayalım. Eğer şirketlerde birden fazla departmanda çalıştıysanız, farklı türlerden sorumluluklarınız varsa (eğitimleri takip etmek, insan kaynakları departmanı için iş görüşmeleri yapmak vb.) bunları da mutlaka belirtin. İş tecrübelerinden sonra eğitiminizle ilgili özet bilgi verip geçin gitsin. Unutmayın: bir işi yapabilmek, eğitimini almış olmaktan çok daha önemlidir.
- Eğitim ve iş tecrübesi bilgileriniz sayfanın yarısından fazlasını doldurduysa harika, düzgün şekilde sayfayı ortalamasını sağlayıp bir sonraki sayfaya devam edin. Doldurmadıysa birkaç fırın ekmek yemeniz gerek demektir :)
- İşinizle ilgili aldığınız sertifikalar veya eğitimler varsa bunların bir listesini, eğitimi/sertifikayı aldığınız tarih ve bunları veren kurumla ilgili bilgilerle birlikte ayrı bir başlık halinde listeleyin.
- Birden fazla yabancı dil konuşabiliyorsanız ayrı bir bölüm halinde yazın, yalnızca bir taneyse son sayfadaki kişisel bilgiler bölümüne saklayın. Eğer yabancı dil konuşamıyorsanız bir kurs bulup öğrenmeye başlasanız iyi olur. Sadece iş için değil, farklı bir dünya görüşü de kazandırdığı için bence herkes en az bir yabancı dil konuşabilmeli.
- Sonraki bölümde, bilişim teknolojileri ile ilgili bilgi verin; kullandığınız işletim sistemleri, donanımlar, paket programlar önemlidir. İşinizle daha yakından ilgili olanları üst sıralarda yazmaya çalışın.
- Sona yaklaştık: kişisel bilgiler bölümünde bazı isimler yanıltıcı olabileceğinden cinsiyetinizi, medeni durumunuzu, askerlikle ilişiğiniz olup olmadığını -- ertelediyseniz tecilinizin süresini, sürücü ehliyetiniz olup olmadığını, sigara içip içmediğinizi (içiyorsanız acilen bırakmalısınız), varsa üyesi olduğunuz kulüp ve dernekleri yazmalısınız. Dilerseniz bu bölüme hobilerinizi de yazabilirsiniz ama saçmalamamak önemli, paraşütle atlamayı yazdıysanız daha önce birkaç kez yapmış olmalısınız ki hobiniz olabilsin.
- Eğer referans belirtebiliyorsanız bu iyidir. "Gerekirse referans verilir" yazıp orayı boş bırakmayın, önceden izinlerini alarak ve haberdar ederek okulda ders aldığınız hocalarınızın veya önceki şirketlerde birlikte çalıştığınız yöneticilerin iletişim bilgilerini, kurum adları ve oradaki görevleriyle birlikte buraya yazmanız size ek puan kazandırabilir.
Belgenin şekli şemali ile ilgili bazı ipuçları:
- Sayfa tipi olarak A4 seçtiğinize emin olun, ülkemizde neredeyse tüm yazıcı kağıtları ISO A4 standardında satılır ama garip bir şekilde kelime işlemci yazılımların bazıları Amerikan mektup kağıdı ayarıyla öntanımlı açılıyor. Sayfaların kenarlarında bolca boşuk bırakın.
- Yazı tipi olarak Times New Roman, Courier New gibi Serif ailesi olarak adlandırılan kitap yazıtipleri kullanmayın. Hem ekranda, hem kağıtta göz yoran bu yazı tipleri özellikle astigmat göz bozukluğu olan insanların sinirini bozar :) Bitstream Vera Sans, Arial, Tahoma, Verdana, Corbel gibi yazıtiplerini sayfadaki en küçük harfler 10 puntodan küçük olmayacak şekilde kullanabilirsiniz. CV'niz boş görünüyorsa satır aralıklarını biraz artırıp yazı tipini büyütün. Hem daha okunaklı, hem daha dolgun görünecektir.
- Comic Sans MS gibi karikatür yazı tipleri kullanmayın. Gerçekten, hiç komik değil.
- Bilgi gruplarının hemen üzerine başlık adlarını, biraz daha büyükçe harflerle yerleştirin (Kişisel Bilgiler, İş tecrübesi, Eğitim gibi başlıklardan bahsediyorum). Dilerseniz bu bilgi gruplarını ayrıca çizgilerle ve boşluklarla da ayırabilirsiniz.
- Bilgi gruplarının yarısının bir sayfada, diğer yarısının başka bir sayfada kalmamasına dikkat edin. Yani eğitim bloğunu önceki sayfanın boş kalan yerine sığdırmaya çalışırsanız ve sığmazsa yarısı sonraki sayfaya sarkar. Eğitim bilgilerinizi okumaya çalışan kişi kağıtları evirip çevirmek zorunda kalacak. İnsanların zamanı değerlidir, bunlara dikkat etmelisiniz.
- İmla kurallarına dikkat edin. Yaygın dil bilgisi hatalarına düşmeyin. Dahi anlamındaki "de" bağlacı ayrı yazılır; unutmayın. "Bende biliyorum" yazmayın, doğrusu "ben de biliyorum" şeklindedir. Devrik ve uzun cümleler kurmayın; okuyacak kişinin zamanını dikkatli kullanmalısınız.
İmkanınız varsa hazırladığınız belgeyi bir kez de kendiniz kağıtta görün. Bu şekilde daha net bir fikir edinebilirsiniz. İş görüşmesine davet edilirseniz, eğer mümkünse, özgeçmişinizi kağıtta ve her sayfa ayrı bir saydam dosya içerisinde olacak şekilde yanınızda bulundurun.
En önemlisi; özgeçmişinizi kendiniz hazırlamalısınız. Başkalarının özgeçmişlerinden kopya çekmeyin. Örnek bir özgeçmiş arıyorsanız benimkini kullanabilirsiniz.
Özgeçmiş hazırlamak zor bir iştir ama emeğinizin karşılığını fazlasıyla öder.
Görüşmelerinizde başarılar dilerim.
İyi eğlenceler,